Os documentos digitais são tão importantes quanto os físicos, porém não acumulam espaço físico, mas precisa de um cuidado redobrado para armazena-lo, tem que ser funcional e fácil de identificar para quando você precisar.

O processo de triagem é o mesmo dos físicos, mas fique atendo na tabela de temporalidade (validade de cada documento), tempo de guarda. Depois de arquivar digitalmente / escanear, você poderá livrar-se dos documentos físicos, mas atente-se que documentos pessoais, escrituras, contratos vigentes, entre outros, são documentos que precisamos guardar fisicamente também.

Os documentos que recebemos via e-mail, contas em debito automático, NF eletrônicas, não precisa guardar o físico só os digitais.

Hoje existe muitas empresas especializadas em armazenamento de documentos físicos, caso não tenha como guardar esses documentos em sua casa ou empresa, essa é uma alternativa, para quem tem muito fluxo de papel.

Bem vamos lá. Sempre comece nomeando o arquivo e salvando-o no destino certo.

Salve os arquivos com um nome que seja fácil de achar, com palavras chaves e sempre por assunto, tipo, data e até por cor.  Nunca salve fotos com números, pois você não saberá identifica-las depois e quando baixar no seu computador, já faça o processo de organização, se não depois dará muitoooooo mais trabalho.

Libere espaços com os aplicativos, programas, pastas que não usa e manterá o seu dispositivo mais seguro contra hacker e vírus. Os vírus podem aproveitar as vulnerabilidades em programas mais antigos que estão no computador.

As pastas temporárias (transferências, downloads, meus arquivos recebidos, e-mails) encaminhe para as pastas devidas e faça esse processo de limpeza e encaminhamento semanalmente ou quinzenalmente.

Lembre-se que um computador desorganizado pode roubar o seu tempo e prejudicar sua produtividade.

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